Cosa può fare un socio se gli viene negato l’accesso ai documenti della società?

Essere soci di una società non significa soltanto partecipare agli utili o votare nelle decisioni riservate ai soci. In determinate forme societarie significa anche poter controllare come viene amministrata l’impresa, acquisendo informazioni e consultando la documentazione relativa alla gestione.

Il problema si pone quando gli amministratori non rispondono alle richieste, rinviano continuamente l’accesso oppure rifiutano espressamente di mostrare determinati documenti. Nelle società a responsabilità limitata, in particolare, il Codice civile attribuisce al socio non amministratore specifici strumenti di controllo.

Quali documenti può consultare il socio di una S.r.l.

L’articolo 2476, comma 2, del Codice civile stabilisce che i soci di S.r.l. che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di ricevere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare i libri sociali e i documenti relativi all’amministrazione.

Il controllo, quindi, non si limita al bilancio annuale o ai verbali delle assemblee. L’espressione “documenti relativi all’amministrazione” consente un accesso molto più ampio alle informazioni necessarie per comprendere come viene gestita la società.

A seconda delle circostanze, possono rientrare nell’ambito della consultazione scritture contabili, fatture, documentazione fiscale, contratti, documentazione bancaria, corrispondenza commerciale e altri atti riguardanti operazioni compiute dalla società.

Il socio può inoltre avvalersi di professionisti di propria fiducia. La possibilità è espressamente prevista dall’articolo 2476 c.c. ed è particolarmente importante quando l’esame riguarda documentazione contabile, fiscale o giuridica difficile da valutare senza competenze specialistiche.

La giurisprudenza ha inoltre riconosciuto, in numerose pronunce, la possibilità di estrarre copia dei documenti consultati, normalmente a spese del socio, proprio perché un esame esclusivamente sul posto potrebbe rendere il controllo poco efficace quando la documentazione è particolarmente ampia o complessa.

Quando la società può limitare l’accesso ai documenti

Il diritto di controllo del socio è ampio, ma questo non significa che possa essere esercitato con qualsiasi modalità o per qualunque finalità.

Un limite importante deriva dai principi generali di correttezza e buona fede. Il diritto di accesso non dovrebbe quindi essere utilizzato con finalità abusive, per danneggiare l’attività sociale o per ottenere informazioni riservate destinate a essere impiegate contro la società.

Il problema emerge soprattutto quando i documenti contengono informazioni commercialmente sensibili, come nominativi di clienti e fornitori, condizioni economiche riservate, strategie aziendali o elementi relativi al know-how dell’impresa. La presenza di queste informazioni, però, non determina automaticamente la perdita del diritto di controllo.

In situazioni di questo tipo può essere necessario bilanciare le due esigenze. La società può, ad esempio, adottare accorgimenti diretti a proteggere specifiche informazioni riservate, come l’oscuramento di alcuni dati, anziché impedire integralmente la consultazione.

Di conseguenza, un generico richiamo alla “privacy” o alla “riservatezza aziendale” non dovrebbe essere considerato automaticamente sufficiente a giustificare qualsiasi rifiuto. Occorre valutare concretamente quali informazioni siano richieste, per quale ragione debbano essere protette e se sia possibile consentire comunque un controllo effettivo.

Cosa fare se gli amministratori negano l’accesso

Di fronte a un rifiuto, è utile innanzitutto rendere la richiesta precisa e documentabile. Il socio può indicare quali documenti intende consultare, il periodo interessato e chiedere che vengano concordati tempi e modalità ragionevoli per effettuare l’accesso.

Formalizzare la richiesta è importante anche per ricostruire successivamente il comportamento degli amministratori. Un diniego espresso, una mancata risposta oppure continui rinvii possono infatti assumere rilevanza qualora il contrasto debba essere portato davanti al giudice.

Non tutti i rifiuti hanno però lo stesso significato. Occorre distinguere, ad esempio, tra una richiesta temporaneamente non soddisfatta per ragioni organizzative e un comportamento volto concretamente a impedire al socio di esercitare il proprio diritto di controllo.

Quando il confronto interno non permette di risolvere la situazione, può diventare opportuno valutare il caso con un professionista, come l’avv. Alessandro Pazzaglia, che operi nel diritto commerciale, soprattutto quando sia necessaria assistenza in materia di diritto societario con consulenza in fase contenziosi e il diniego possa trasformarsi in una controversia tra socio, amministratori e società.

Prima di procedere giudizialmente è infatti necessario ricostruire esattamente la posizione del socio, la natura della documentazione richiesta, le risposte ricevute dalla società e l’eventuale presenza di ulteriori irregolarità nella gestione.

Quando il socio può rivolgersi al giudice

Se l’accesso continua a essere ingiustificatamente impedito, il socio può valutare una tutela giudiziale diretta a ottenere l’effettivo esercizio del proprio diritto di informazione e consultazione.

Particolare importanza può assumere, quando sussistono i relativi presupposti, la tutela cautelare d’urgenza. La ragione è strettamente collegata alla funzione del controllo societario: conoscere la documentazione a distanza di molto tempo potrebbe non essere equivalente a poter verificare tempestivamente ciò che sta accadendo nella società.

Il giudice dovrà comunque valutare la situazione concreta. Non basta quindi affermare genericamente che alcuni documenti non sono stati consegnati: assumono rilievo il diritto fatto valere, il comportamento degli amministratori, l’urgenza della consultazione e le conseguenze che il ritardo potrebbe determinare.

L’accesso alla documentazione può inoltre far emergere fatti ulteriori rispetto al semplice diniego. Se dall’esame dei documenti risultano possibili irregolarità gestorie, conflitti di interesse, operazioni pregiudizievoli o condotte potenzialmente dannose per la società, possono entrare in gioco strumenti di tutela differenti.

Lo stesso articolo 2476 c.c. disciplina, infatti, anche la responsabilità degli amministratori e riconosce a ciascun socio la possibilità di promuovere l’azione di responsabilità; in presenza dei presupposti previsti dalla legge possono inoltre assumere rilievo specifiche misure cautelari.

Per questo il rifiuto di mostrare i documenti non dovrebbe essere considerato soltanto come un problema materiale di accesso a fatture, contratti o libri contabili. Nelle S.r.l. il diritto di informazione e consultazione costituisce uno degli strumenti attraverso i quali il socio non amministratore può esercitare un controllo effettivo sulla gestione.

Quando l’accesso viene ostacolato, è quindi opportuno distinguere tra eventuali esigenze organizzative o di riservatezza realmente giustificate e un diniego che comprime il diritto riconosciuto dalla legge. Da questa valutazione dipende anche la scelta dello strumento più adeguato per ottenere i documenti e, se necessario, tutelare la posizione del socio in sede giudiziale.